Assistant exécutif / Executive Assistant

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Qui nous sommes

Chez Pratt & Whitney, nous croyons que le vol motorisé a transformé, et continuera de transformer, le monde.  Cest pourquoi nous travaillons avec un coeur dexplorateur et un acharnement de perfectionniste à concevoir, produire et entretenir les moteurs davion les plus avancés et les plus fiables du monde. Notre porte folio diversifié - composé de moteurs commerciaux et militaires ainsi que de moteurs destinés à laviation daffaires, générale et régionale, et aux hélicoptères - nous permet, ainsi quà nos clients, de passer du possible au réel. Cest ainsi que, chez Pratt & Whitney, nous abordons notre travail et ce qui nous inspire à nous dépasser.

Quelles sont nos attentes ?

Pratt & Whitney Canada est actuellement à la recherche d’un adjoint exécutif pour soutenir deux directeurs principaux des programmes de développement de l’ingénierie. Vous agirez en tant qu’agent de liaison avec leurs équipes et la communauté P&WC au sens large. Pour ce poste, vous devez avoir un minimum de dix ans d’expérience de travail dans une grande entreprise, être bilingue, démontrer un excellent esprit d’équipe, faire preuve d’initiative, posséder des compétences organisationnelles, et avoir une bonne maîtrise des derniers logiciels de productivité bureautique.

La gestion de l’agenda et du calendrier, la coordination proactive des révisions et des réunions régulières, la communication avec les clients pour organiser les réunions clés du programme, ainsi que la gestion des communications téléphoniques pour les deux cadres sont des responsabilités principales. Cela implique un haut degré d’autonomie, dinitiative et de communication au sein de l’organisation.

Un soutien administratif secondaire est également requis pour les gestionnaires de programme et les directeurs relevant de ces derniers.

À quoi ressemblera votre quotidien ?

• Gérer les agendas et calendriers, en coordonnant les réunions, événements, et en résolvant les conflits de calendrier pour léquipe de direction et les équipes de support.

• Organiser la logistique des événements d’ingénierie et des réunions avec les clients majeurs; coordonner les réunions/conférences téléphoniques et préparer les documents associés.

• Préparer les itinéraires de voyage, les réservations de transport et d’hébergement, et gérer les notes de frais; identifier les particularités locales.

• Superviser la logistique, lagenda, la restauration et les communications pour les visites des clients.

• Servir de point de contact principal entre la direction, les subordonnés et les collègues pour assurer une communication fluide.

• Collaborer avec dautres adjoints administratifs pour partager la charge de travail et organiser des activités spécifiques.

• Rédiger la correspondance, effectuer des traductions (si nécessaire), et classer la correspondance, y compris celle des clients clés.

• Développer des rapports, documents, présentations et tableaux de bord pour soutenir les objectifs exécutifs, principalement à laide de Microsoft Excel, Word, Visio, et PowerPoint; maîtriser des outils comme Power BI et Enovia PLM constitue un atout.

• Assurer le suivi des plans d’action, des projets, et larchivage; soutenir les équipes dans diverses tâches administratives, telles que les demandes dordre de modification d’ingénierie.

Ce dont vous avez besoin pour réussir

• Diplôme d’études collégiales avec un minimum de 5 ans d’expérience.

• Expérience dans de grandes entreprises (obligatoire).

• Ce poste s’inscrit dans un milieu de travail francophone, néanmoins il nécessite une très bonne connaissance de l’anglais pour lire et comprendre, sur une base quotidienne, de la documentation et des termes techniques qui peuvent émaner d’organisations internationales, ainsi que pour écrire et communiquer en anglais avec des clients, des fournisseurs ou des collègues internationaux.

• Excellente communication verbale et écrite.

• Adaptabilité et flexibilité.

• Bonnes compétences organisationnelles et initiative proactive.

• Souci du détail, proactivité et haut degré d’attention portée à la qualité de l’exécution.

• Travail d’équipe et volonté d’acquérir de nouvelles compétences.

• Fiabilité et capacité à gérer des portefeuilles confidentiels.

• Haut niveau de connaissance des produits Microsoft Office, y compris Excel, Word, Visio et PowerPoint.

• Connaissance des fonctions Power BI, Excel avancé, ou autres outils d’analyse de données (fortement préférée).

Domaine détudes : Administration, Administration internationale, Administration/Commerce, Linguistique, Relations industrielles, Relations publiques, Ressources humaines, Secrétariat, Traduction, Autre

Informations supplémentaires 

• Le poste peut nécessiter un travail occasionnel en dehors des heures normales de travail

• Le poste est un rôle sur site avec une flexibilité pour travailler à distance à loccasion

Ce que nous offrons

• Programme de congé à rémunération différée

• Programmes d’avancement professionnel et de scolarisation

• Horaires flexibles

• Programmes et formations sur le leadership

• Gamme d’avantages sociaux, régime d’épargne et régime de retraite

• Programme d’aide de financement pour les congés parentaux

• Programme de reconnaissance et de récompense

Diversité, Équité et Inclusion

Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but dalléger le texte. P&WC souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et est déterminé à encourager la diversité et l’inclusion. Nous sommes heureux d’étudier la demande d’emploi de tous les candidats qualifiés, sans égard à leur race, couleur, religion, orientation sexuelle, genre, nationalité d’origine, âge, handicap, statut d’ancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.

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Who we are

At Pratt & Whitney, we believe that powered flight has transformed and will continue to transform the world.  Thats why we work with an explorers heart and a perfectionist’s grit to design, build, and service worlds most advanced aircraft engines.  We do this across a diverse portfolio including Commercial Engines, Military Engines, Business Aviation, General Aviation, Regional Aviation, and Helicopter Aviation and as a way of turning possibilities into realities for our customers. This is how we at Pratt & Whitney approach our work, and this is why we are inspired to go beyond.

What are our expectations?

Pratt & Whitney Canada is seeking an Executive Assistant to support two Senior Directors of engine development programs. In this role, you will serve as a liaison between their teams and the broader P&WC community. The position requires a minimum of ten years of experience working in a large company, bilingual proficiency, strong teamwork, initiative, organizational skills, and familiarity with the latest office productivity software.

Responsibilities include administrative support such as agenda and calendar management, proactive coordination of regular reviews and meetings, customer communication for key program meetings, and handling phone and communication tasks for the two executives. This role demands a high level of autonomy, initiative, and effective communication within the organization.

Additionally, you will provide secondary administrative support to Program Managers and Directors reporting to the aforementioned executives.

What your day to day will look like?

• Manage calendars and schedules, coordinating meetings, events, and resolving scheduling conflicts for the executive team and support teams.

• Organize the logistics for engineering events and major client meetings; coordinate meetings/conference calls and prepare associated documents.

• Prepare travel itineraries, transportation and accommodation bookings, and manage expense reports; identify local specifics.

• Oversee logistics, scheduling, catering, and communications for client visits.

• Serve as the primary point of contact between management, subordinates, and colleagues to ensure smooth communication.

• Collaborate with other administrative assistants to share the workload and organize specific activities.

• Draft correspondence, perform translations (if necessary), and file correspondence, including that of key clients.

• Develop reports, documents, presentations, and dashboards to support executive objectives, primarily using Microsoft Excel, Word, Visio, and PowerPoint; proficiency in tools like Power BI and Enovia PLM is an asset.

• Follow up on action plans, projects, and archiving; support teams in various administrative tasks, such as engineering change order requests.

The tools you need to be successful

• College degree with a minimum of 5 years of experience.

• Experience in large companies (mandatory).

• This position is part of a French-speaking work environment, it requires a very good knowledge of English to read and understand, on a daily basis, documentation and technical terms that may emanate from international organizations, as well as to write and communicate in English with customers, suppliers or international colleagues.

• Excellent verbal and written communication skills.

• Adaptability and flexibility.

• Strong organizational skills and initiative.

• Attention to detail, proactiveness, and a high degree of focus on quality in execution.

• Ability to work well in a team and a willingness to learn new skills.

• Trustworthy with the ability to manage confidential portfolios.

• High proficiency in Microsoft Office products, including Excel, Word, Visio, and PowerPoint.

• Knowledge of Power BI, advanced Excel functions, or other data analytics tools is highly preferred.

Field of studies: Administration, International Administration, Administration/Commerce, Linguistics, Industrial Relations, Public Relations, Human Resources, Secretarial, Translation, Other

Additional Information

• The position may require occasional working outside of standard working hours.

• The position is an on-site role with some flexibility to work remotely on occasion.

What we offer

• Long-term deferred compensation programs

• Advancement programs to enhance education skills

• Flexible work schedules

• Leadership and training programs

• Comprehensive benefits, savings and pension plans

• Financial support for parental leave

• Reward programs for outstanding work

Diversity, Equity & Inclusion

The masculine pronoun is used without discrimination and solely for the purpose of making the text easier to read. P&WC is an equal opportunities employer, seeking to promote diversity and inclusion. We will consider applications from all qualified candidates, regardless of their race, colour, religion, sexual orientation, gender, nationality, age, disability, veteran status or any other status protected by

RTX is An Equal Opportunity/Affirmative Action Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability or veteran status, age or any other federally protected class.

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